W jakiej sytuacji agencja pracy tymczasowej powinna otrzymać bezpośredni dostęp do systemu klienta?

Agencja pracy tymczasowej powinna otrzymać ograniczony dostęp do systemu Rejestracji Czasu Pracy (RCP) klienta w momencie, gdy weryfikacja papierowych list obecności zajmuje działom HR więcej niż kilka godzin miesięcznie, a fakturowanie za roboczogodziny podwykonawców zaczyna generować rozbieżności i spory.

Udostępnienie zewnętrznemu koordynatorowi dedykowanego wglądu w moduł RCP online to najskuteczniejszy sposób na wyeliminowanie tzw. „kreatywnej księgowości”. Obie strony biznesu (zakład pracy i agencja) bazują na tym samym, obiektywnym, elektronicznym źródle danych. Takie rozwiązanie jest absolutnie kluczowe w zakładach produkcyjnych, centrach logistycznych i rolnictwie, gdzie rotacja personelu tymczasowego jest wysoka. Wdrażając system RCM Control, zyskujesz środowisko, w którym współpraca B2B opiera się na 100-procentowej transparentności.

Dzielenie się dostępem do wewnętrznych systemów firmy często budzi opory wśród kadry zarządzającej. Wynikają one z obaw o bezpieczeństwo danych i utratę kontroli. Zobaczmy jednak, dlaczego izolowanie agencji pracy od twardych danych to błąd, który kosztuje firmę realne pieniądze.

Diagnoza problemu: Gdzie uciekają pieniądze w relacjach z agencjami?

W tradycyjnym modelu, pod koniec każdego tygodnia lub miesiąca, brygadzista z agencji pracy tymczasowej przekazuje przedstawicielowi zakładu „timesheet” – papierową lub zapisaną w Excelu listę przepracowanych godzin swojego zespołu. Następnie dział controllingu w Twojej firmie musi to zweryfikować.

Zawyżanie roboczogodzin (Problem „zaokrąglania”)

Pracownicy tymczasowi zazwyczaj rozliczani są za każdą przepracowaną godzinę. Mają więc naturalną tendencję do wpisywania na listę pełnych godzin, nawet jeśli spóźnili się kwadrans lub wyszli 10 minut przed końcem zmiany. Ręczna weryfikacja 100 takich pracowników przez kierownika hali jest fizycznie niemożliwa. W efekcie zakład pracy z reguły przepłaca agencji od 2% do 5% na każdej wystawionej fakturze za usługi HR.

Czasochłonne spory fakturowe

Kiedy wewnętrzne zapiski Twoich kierowników różnią się z zestawieniem przysłanym przez agencję, rozpoczyna się żmudny proces wyjaśniania. Wymiana maili, odrzucanie faktur i wzajemne oskarżenia psują relacje biznesowe i angażują cenne zasoby księgowości po obu stronach.

Bezpieczny dostęp, czyli jak technologia chroni Twoje sekrety

Udostępnienie systemu agencji nie oznacza oddania jej kluczy do całej firmy. Chmura obliczeniowa pozwala na chirurgiczną precyzję w nadawaniu uprawnień.

Logując się do panelu administratora, tworzysz dedykowane konto dla koordynatora danej agencji. Przypisujesz mu uprawnienia „Tylko do odczytu” i wyłącznie do grupy pracowników oznaczonych np. „Agencja X”. Dzięki temu koordynator, logując się ze swojego biura, widzi dokładnie, o której jego ludzie przyszli do Twojego zakładu i o której wyszli. Nie ma jednak żadnego dostępu do ewidencji Twoich pracowników etatowych, nie widzi ich stawek ani struktury firmy.

Wielu naszych partnerów biznesowych z branży HR celowo poszukuje klientów, którzy oferują takie rozwiązania. Zachęcamy agencje pracy do odwiedzenia sekcji współpraca, by zobaczyć, jak wspólny ekosystem RCP podnosi ich wiarygodność na rynku.

Decyzja: Tabela korzyści ze współdzielenia systemu RCP

Poniższe zestawienie pokazuje, jak cyfrowy most między firmą a agencją ułatwia życie obu stronom.

FAQ – Udostępnianie ewidencji agencjom pracy tymczasowej

1. Czy udostępnienie systemu agencji pracy łamie przepisy RODO?

Nie, jeśli zawarto odpowiednią umowę B2B. Pracownicy tymczasowi są formalnie zatrudnieni przez agencję pracy (to ona jest administratorem ich danych lub współadministratorem razem z pracodawcą użytkownikiem). Udostępnienie agencji danych o czasie pracy ich własnych pracowników jest nie tylko legalne, ale i niezbędne do naliczenia im przez tę agencję wypłat.

2. Czy koordynator z agencji zobaczy dane moich pracowników etatowych?

Absolutnie nie. Matryca uprawnień w systemie RCM Control pozwala zamknąć widok koordynatora wyłącznie do przypisanej mu grupy (działu). Reszta firmy jest dla jego konta całkowicie niewidoczna.

3. Kto ponosi koszty sprzętu, jeśli agencja korzysta z systemu w moim zakładzie?

Kwestia ta zależy od Waszej umowy B2B. Bardzo często to nowoczesne agencje pracy kupują czytniki (np. na odcisk palca) i instalują je u klienta na czas trwania kontraktu, aby mieć pewność co do czasu pracy swojej załogi. W modelu SaaS to czysta inwestycja, którą można przenosić między klientami.

4. Czy agencja może samodzielnie edytować godziny swoich pracowników w moim systemie?

Zależy to od nadanych przez Ciebie uprawnień. Zazwyczaj zaleca się nadanie agencji uprawnień „Tylko odczyt”. Jeśli pracownik zapomniał karty i trzeba dopisać mu godzinę, robi to upoważniony kierownik na hali (przedstawiciel klienta), a agencja jedynie pobiera skorygowany raport.

5. Jak szybko można nadać dostęp nowej agencji, z którą rozpoczynamy współpracę?

Z punktu widzenia systemu informatycznego jest to natychmiastowe. Tworzysz nową grupę w systemie, przypisujesz do niej nowych pracowników tymczasowych (ich rejestracja np. odcisku palca trwa sekundy), generujesz login i hasło dla koordynatora agencji, i system od razu działa.